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AUDI AG & Compliance: Aktuelle Fallstudie | EQS Group

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Produktionsstandorte: 19 Standorte in 12 Ländern
Präsent in: Mehr als 100 Märkten weltweit

Als international agierendes Unternehmen verfügt die AUDI AG über ein umfangreiches und dynamisches Regelungswerk. Technische Innovationen, neue Gesetzgebungen und komplexe globale Entwicklungen stellen hohe Anforderungen an Vollständigkeit, Aktualität und Rechtssicherheit von Richtlinien. Um Risiken zu minimieren und die Reputation des Unternehmens zu schützen, müssen die jeweils geltenden Vorgaben für die Beschäftigten nicht nur kommuniziert, sondern nachhaltig verankert werden. Seit Mai 2020 setzt Audi mit der Audi Rulebook App und dem RuleBot auf neue, digitale Lösungen.

In der Vergangenheit waren alle Unternehmensrichtlinien ausschließlich über die Regelungswelt im Audi Intranet als PDF-Dokumente abrufbar. Das Audi Rulebook vereinfacht die Suche nach der richtigen Handlungsanweisung. Statt mehrseitige Dokumente lesen und durchsuchen zu müssen, finden Mitarbeitende und Führungskräfte die Antworten auf konkrete Fragen im Audi Rulebook interaktiv. So gelangt man über eine geführte Suche mit gezielten Themenvorschlägen oder durch die Freitextsuche schnell zur passenden Handlungsanweisung. Das Audi Rulebook gestaltet den Zugang zur Regelungswelt deutlich attraktiver und leistet damit einen unmittelbaren Beitrag zur Akzeptanz und dem Vertrauen gegenüber Regelungen.

Audi Rulebook als interaktiver Helfer Mithilfe der IRM® Technologie sind nun alle Richtlinien digitalisiert in einer Web-App zu finden: anwendungsorientiert und jederzeit verfügbar. Dabei wurden nicht nur die rund 80 Richtlinien überführt, sondern über tausend Use Cases angelegt. Mithilfe dieser erhalten die Mitarbeitenden Hilfestellung zu konkreten Anwendungsfällen. Diese sind in Form von Frage- und Antwortkombinationen abgebildet und zeigen die konkreten Handlungsrechte und -pflichten in der jeweiligen Situation. Ein besonderes Augenmerk lag hier auf der Rechtssicherheit: Die Antworten müssen immer eindeutig nachvollziehbar sein und dürfen nicht von der Technologie eigenständig erdacht werden.

Neben der sogenannten Pull-Kommunikation, d. h. den Themen, die die Mitarbeitenden aktiv suchen, eignet sich das Audi Rulebook hervorragend für eine Push-Kommunikation. Die digitalisierten Use Cases können systematisch an bestimmte Zielgruppen ausgespielt werden. Daneben bietet das Rulebook die Möglichkeit, eine Versionshistorie von Richtlinien abzubilden. Für die Mitarbeitenden ist damit erkennbar, wie viele Versionen eine Richtlinie bereits durchlaufen hat und welche Anwendungsfälle jeweils angepasst wurden. Zudem können leicht die Vorgaben aus verschiedenen Geltungszeiträumen miteinander verglichen werden.

Das Rulebook in der Praxis Semantische Freitext-Suche Die semantische Freitext-Suche versteht die Fragen der Mitarbeitenden und leitet zur richtigen Handlungsempfehlung.

Explorative Suche Die geführte, explorative Suche unterstützt Mitarbeitende, die nicht exakt wissen, wonach sie suchen, aber den Kontext kennen. Sie werden Schritt für Schritt und intuitiv zur richtigen Handlungsempfehlung geleitet.

Dialogischer Chatbot Der dialogische Chatbot kommuniziert gezielt mit dem Nutzenden und stellt weiterführende Informationen zur Verfügung.

Baustein für eine moderne Unternehmenskultur Eine anwendungsorientierte Kommunikation auf Augenhöhe ist für die AUDI AG integraler Bestandteil ihrer Compliance- und Integritätskultur. Mit einer klaren
Einordnung in den jeweiligen Arbeitskontext schafft das Audi Rulebook Transparenz und Handlungssicherheit bei Regelungen. Die digitale Lösung ermöglicht einen
leichten Zugang und befähigt schnell, sichere Entscheidungen zu treffen – und das ohne „erhobenen Zeigenfinger“. Für das Team des Audi Regelungsservice ist es zudem wertvoll, dass sich hilfreiche Kommentare der Nutzenden anonym und systematisch erfassen lassen. Diese Rückmeldungen bieten die Möglichkeit einer kontinuierlichen Verbesserung der Richtlinien selbst.

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